Relaciones y rollups

Digamos que tienes dos bases de datos para tu hipotética empresa 😉

• Una se ocupa del seguimiento de tus clientes

• Otra, de qué artículos compran

Quieres saber qué clientes compraron qué artículos, así como qué artículos fueron adquiridos por qué clientes. ¡Para eso sirven las relaciones!

• En las dos tablas de arriba, las columnas etiquetadas ↗ Artículos adquiridos y ↗ Clientes son propiedades de relación, que pueden añadirse como cualquier otra propiedad de base de datos.

• Aquí, cuando añadas un elemento comprado a la base de datos Clientes, los clientes que lo compraron aparecerán automáticamente en la columna ↗ Clientes de la base de datos Artículos.

• Conecta la base de datos de restaurantes con la base de datos de vecindarios para comprobar a simple vista qué restaurantes hay en cada vecindario.

• Conecta la base de datos de notas de reunión con la base de datos de clientes para acceder rápidamente a las notas relevantes de cada cliente.

• Conecta la base de datos de tareas con la base de datos de proyectos grandes para comprender cómo están desglosados los proyectos en tareas y cómo se integran las distintas tareas en los proyectos.

• Conecta la base de datos de candidatos con la base de datos de entrevistadores para llevar el seguimiento de quién entrevistó a quién.

Para relacionar dos bases de datos necesitarás primero dos bases de datos. Supongamos, para ilustrar esta guía rápida, que has creado las bases de datos Clientes y Artículos de arriba.

1. Añade una nueva columna/propiedad a tu base de datos de Clientesy dale un nombre, por ejemplo, Ítems comprados.

2. Busca Relación.

3. Después, busca la base de datos con la que quieres crear la relación.

   

4. Verás una vista previa de la relación. En este caso, hemos creado una relación desde la base de datos Clientes a la base de datos Artículos.

5. Haz clic en el botón azul Añadir relación para terminar de crear la nueva propiedad de relación.

   

6. A partir de ahora, cuando hagas clic en una celda de esta columna de relación, se abrirá un menú donde podrás buscar y añadir elementos de la otra base de datos.

   • Por ejemplo, podrías añadir qué prendas compró cada cliente.

   • Para añadir un ítem, haz clic en el nombre en la lista. Para eliminar un ítem, pasa el puntero por encima y haz clic en el botón – situado a la derecha.

En el momento de su creación, las relaciones son unidireccionales de forma predeterminada. No obstante, puedes activar una relación respectiva en la base de datos de destino.

En las relaciones bidireccionales, puedes editar en ambos sentidos. De modo que, si añades un cliente a la base de datos Artículos en la columna de relación, el cambio aparecerá en la base de datos Clientes.

1. Sigue las instrucciones anteriores para crear una nueva propiedad de relación.

2. Haz clic en el desplegable que dice Mostrar en [nombre de la base de datos relacionada]. En nuestro ejemplo, dice Mostrar en base de datos Artículos.

3. Asigna un nombre a esta relación.

4. A continuación, verás una vista previa de la relación bidireccional. En este caso, hemos creado una relación desde la base de datos Clientes hasta la base de datos Artículos y otra relación desde la base de datos Artículos hasta la base de datos Clientes.

5. Haz clic en el botón azul Añadir relación para terminar de crear estas dos nuevas propiedades de relación.

Al crear una relación, lo que estás haciendo es básicamente añadir páginas de Notion (almacenadas en una base de datos específica) al campo de propiedad de otra base de datos.

• Son páginas que pueden abrirse y editarse como cualquier otra. Solo tienes que hacer clic en la columna de relación en la página. A continuación, haz clic otra vez en la ventana emergente.

• También puedes eliminar cualquier página relacionada pasando el puntero por encima y haciendo clic en el – de la derecha.

• Puedes elegir limitar el número de páginas que se pueden incluir en tu propiedad de relaciones; tendrás la opción de seleccionar 1 página o Sin límite.

• Si seleccionas la opción de limitar a 1 página, las personas que utilicen tu base de datos solo podrán seleccionar una página en la relación. Resulta especialmente útil cuando solo una página se debe relacionar con otra, por ejemplo, si solo hay que asociar un número de pedido a cada compra.

Para cambiar la forma en que se muestran las relaciones en una página de base de datos:

1. Cuando estés en una base de datos, haz clic en la relación.

2. Haz clic en Visibilidad de la propiedad y selecciona Mostrar siempre, Ocultar si está vacíou Ocultar siempre.

Al configurar una relación en la base de datos, también puedes optar por mostrar ciertas propiedades de las páginas vinculadas. Por ejemplo, supongamos que tienes una base de datos de preguntas frecuentes en tu empresa. Cada pregunta frecuente tiene una relación con una página que explica con más detalle la respuesta a la pregunta. A lo mejor necesitas que la gente sepa a quién dirigirse si tienen más preguntas, así que puedes configurar tu base de datos de preguntas frecuentes para que el propietario sea visible junto con la página correspondiente. Voilà!

Para ello:

1. Abre una página en una base de datos que tenga una propiedad de relación.

2. Haz clic en el campo situado junto a esa propiedad para enlazar una página → haz clic en •••.

3. En el menú que aparece, arrastra las propiedades de la base de datos relacionada hacia o fuera de Visibles en la relación u Ocultas en la relación.

4. Una vez que hayas terminado, verás que las propiedades deseadas aparecen en el campo de relación. Esto se aplicará a todas las páginas de tu base de datos actual.