Comment les équipes ingénierie et produit utilisent Notion pour planifier leurs sprints

Les équipes ingénierie et produit s’appuient sur les sprints pour travailler efficacement et livrer dans les meilleurs délais en se fixant des objectifs bien définis dans le temps.

Notion optimise la création et le suivi de vos sprints en vous permettant de gérer vos projets, vos tâches et vos sprints au même endroit. Vous combinez gestion de projet et gestion documentaire dans un espace de travail connecté intégrant un assistant d’IA pour vous faire gagner du temps et booster votre productivité.

Dans ce guide, découvrez comment…

• obtenir un modèle prêt à l’emploi pour la planification de sprint ou la gestion de projet/tâche ;

• gérer et automatiser vos sprints ;

• personnaliser la gestion de sprint et l’adapter à d’autres aspects de votre travail ;

• utiliser l’IA pour accélérer votre travail.

  

Nous avons créé un système tout-en-un pour gérer vos projets, vos tâches et vos sprints dans trois bases de données interconnectées.

Pour utiliser ce système dans votre espace de travail :

1. Dupliquez le modèle : ouvrez le menu Modèles dans l’application, puis ajoutez le modèle « Projets, tâches et sprints » dans votre espace d’équipe. Vous avez désormais 4 vues disponibles dans votre barre latérale : Projets, Tâches et Sprints, et Tableau des sprints.

2. Ajoutez des tâches et des projets : avant de planifier votre premier sprint, ajoutez quelques tâches et projets dans vos nouvelles bases de données. Vous pouvez renseigner leurs propriétés et lier les tâches au projet correspondant.

3. Ouvrez votre « Tableau des sprints » : depuis cette vue, vous pouvez gérer vos sprints de manière centralisée, par exemple en ajoutant des tâches au sprint actuel, les modifier, ou mettre à jour leur état.

Voyons maintenant comment fonctionnent les modèles.

Quatre concepts de base sous-tendent la gestion des sprints dans Notion :

1. Les projets : unités de travail les plus volumineuses (parfois appelées « épopées »), qui peuvent être divisées en tâches. Leur envergure correspond au déploiement d’une fonctionnalité, ou à la refonte de votre site ou application.

2. Les tâches : unités individuelles correspondant aux actions reliées à un projet, et pour lesquelles on peut désigner un responsable individuel. Les tâches peuvent elles-mêmes être divisées en sous-tâches pour aider leur propriétaire à gérer et prioriser son travail quotidien ou hebdomadaire.

3. Les sprints : blocs temporels, utilisés pour organiser les tâches dans le temps.

4. Le tableau des sprints : tableau récapitulatif de toutes les tâches à faire dans le sprint en cours, organisées par projet et état d’avancement.

Notre modèle de planification de sprint intègre tout ce dont vous avez besoin pour coordonner votre équipe et lancer vos sprints.

Le tableau des sprints vous permet de gérer tous les aspects de vos sprints. Vous pourrez y voir toutes les tâches qui composent votre sprint en cours et vos prochains sprints, groupées par état et par projet.

La vue par défaut du tableau des sprints est filtrée pour afficher votre sprint actuel.

Cette vue offre plusieurs avantages :

• Priorisation et concentration : cette vue filtre les tâches qui n’appartiennent pas au sprint en cours, éliminant ainsi les risques de distraction ou de confusion pour vous aider à vous concentrer sur les tâches prioritaires.

• Groupement des tâches par projet : dans le tableau des sprints, les tâches sont groupées par projet pour vous permettre de visualiser la charge de travail correspondante et de mieux gérer votre énergie et votre temps.

• Ajout rapide de nouvelles tâches : vous pouvez créer rapidement une nouvelle tâche liée à un projet en cliquant sur Nouvelle tâche sous le projet concerné.

• Mise à jour de l’état des tâches par glisser-déposer : quand vous commencez à travailler sur une tâche, déplacez-la de la colonne Pas commencé à la colonne En cours pour mettre à jour son état.

• Suivi de l’avancement des sprints : la propriété Tâches terminées affiche le pourcentage de tâches terminées pour le sprint concerné sous forme d’anneau de progression.

Le tableau des sprints contient aussi deux vues spécifiquement pour la planification.

• Vue planification de sprint : cette vue affiche vos tâches groupées par sprint sous forme de tableau. Vous pouvez y voir les tâches à venir pour le prochain sprint, basculer des tâches vers le prochain sprint ou les ajouter à votre backlog.

• Vue backlog de tâches : la vue « Backlog » affiche les tâches non terminées qui n’ont pas été attribuées à un sprint. Vous pouvez y ajouter toutes les tâches à traiter plus tard et revenir à cette vue au moment de planifier les prochains sprints.

Quand votre sprint touche à sa fin, cliquez sur le bouton Terminer le sprint pour traiter automatiquement les tâches non terminées.

Lorsque vous cliquez sur le bouton, un message contextuel vous demandera les dates de votre prochain sprint. Vous pourrez alors décider de déplacer les tâches incomplètes dans le prochain sprint, les renvoyer dans le backlog, ou les conserver dans le sprint actuel.

Vous pouvez par exemple décaler les tâches non terminées les plus urgentes au prochain sprint et envoyer les autres dans votre backlog. Quant aux tâches qui n’ont plus besoin d’être traitées, vous pouvez les conserver dans le sprint actuel.

Grâce à ce processus, vous n’avez plus besoin de penser à créer vos prochains sprints : tout se fait automatiquement au moment de terminer le sprint en cours. De cette façon, les sprints s’enchaînent sans interruption et sans avoir à en créer un nouveau à chaque fois. Avant d’entamer un nouveau sprint, vous pouvez modifier ses dates de début et de fin.

L’intégration de GitHub dans votre espace de travail Notion vous permet de lier n’importe quelle pull request GitHub à n’importe quelle tâche Notion pour afficher le statut de la pull request directement dans votre base de données des tâches.

Cette intégration aide vos équipes à coordonner leur travail efficacement et permet à tout le monde de visualiser la progression du travail dans différents outils, sans nécessiter d’aptitude technique particulière.

Pour configurer l’intégration avec GitHub, cliquez sur Paramètres et membres dans la barre latérale de Notion. Cliquez sur Mes connexions puis sur Connecter à côté de l’application « GitHub (Workspace) ».

Plus d’informations sur la configuration de l’intégration ici.

Pour lier une pull request à une tâche :

1. Créez une tâche dans votre base de données des tâches Notion.

2. Copiez votre identifiant de tâche unique généré automatiquement. Il permet la liaison entre Notion et GitHub.