Automatisations des bases de données

Les automatisations de bases de données sont des séquences d’actions exécutées chaque fois qu’une modification spécifique est réalisée sur une base de données. Les automatisations sont constituées à la fois de déclencheurs (les événements qui entraînent les automatisations) et d’actions (l’effet de l’automatisation). Les automatisations de bases de données permettent de gagner du temps et de simplifier votre travail. Elles peuvent être très simples ou plus complexes, en fonction de vos besoins.

Les automatisations de base de données peuvent être utilisées pour de nombreuses choses, notamment :

• Affectation d’une tâche à une personne spécifique lorsque son statut change.

• Envoi d’une notification Slack à un canal lorsqu’une page est ajoutée à une base de données.

• Les automatisations de bases de données sont disponibles pour les forfaits payants sur toutes les plateformes.

• Les automatisations de bases de données peuvent être créées, modifiées ou supprimées par les utilisateurs des forfaits payants qui ont un accès complet à la base de données.

• Cependant, les automatisations Slack ne peuvent être modifiées que par leur créateur.

• Les utilisateurs disposant d’un accès gratuit peuvent créer des automatisations pour les notifications Slack , mais pas d’autres types d’automatisations.

• Les utilisateurs disposant d’un accès gratuit peuvent utiliser les automatisations existantes dans les modèles, mais ils ne pourront pas les modifier.

Pour créer une automatisation de base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données → Nouvelle automatisation.

2. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à l’automatisation de la base de données.

3. Sélectionnez Nouveau déclencheur pour créer un déclencheur. Ensuite, sélectionnez Ajouter un déclencheur pour créer d’autres déclencheurs. En savoir plus sur les types de déclencheurs ci-dessous →

4. Sélectionnez Nouvelle action pour créer une action. Sélectionnez ensuite Ajouter une action pour créer d’autres actions. En savoir plus sur les types d’actions ci-dessous →

5. Sélectionnez Créer.

Les automatisations peuvent comporter un ou plusieurs déclencheurs. Lorsque vous configurez une automatisation, vous pouvez décider si l’automatisation aura lieu lorsque l’un de ces éléments se produit ou lorsque tous ces éléments se produisent.

Vous pouvez choisir parmi trois types de déclencheurs :

• Ajout de page signifie que votre automatisation sera déclenchée lorsqu’une nouvelle page est ajoutée à votre base de données.

• Propriété modifiée signifie que votre automatisation sera déclenchée lorsqu’une propriété spécifique de votre base de données est modifiée. Pour les propriétés de nom, de personne, de nombre, de texte, de sélection et de relation, vous pouvez choisir les types de modifications apportées à cette propriété qui déclencheront une automatisation. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de contacts dans une base de données Notion et configurer une automatisation pour laquelle le déclencheur est un numéro de téléphone commençant par les chiffres 732 et l’action est la définition de l’État de cette personne sur New Jersey.

• Chaque {frequency} signifie que votre automatisation sera récurrente. Le déclencheur se produira à plusieurs reprises en fonction de la fréquence que vous avez définie. Vous pouvez configurer votre automatisation pour qu’elle se répète tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, etc. Vous pouvez également définir une heure à laquelle l’automatisation sera déclenchée, la date à laquelle le déclencheur démarrera et se terminera et le fuseau horaire.

  

  Remarque : le déclencheur Toutes les {frequency} fonctionne avec toutes les actions d’automatisation, à l’exception de la propriété Modifier.

Vous pouvez avoir plus d’une action pour votre déclencheur, de sorte que deux éléments ou plus doivent être vrais pour que l’automatisation se produise. Notez qu’un déclencheur récurrent (comme celui que vous définissez pour se répéter chaque semaine, chaque mois, etc.) ne peut être associé à un autre type de déclencheur.

Les automatisations peuvent comprendre une ou plusieurs actions. Vous pouvez choisir parmi une variété d’actions :

• Modifier la propriété permet de modifier les propriétés des pages de la base de données dans laquelle vous vous trouvez. Pour les propriétés sélection multiple, personnes et relations, vous pouvez ajouter ou supprimer des valeurs individuelles plutôt que d’ajouter ou de supprimer toutes les valeurs en même temps. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données Tâches pour laquelle si le nom de la tâche comporte le mot « blog », votre nom est ajouté à la propriété personnes, même si d’autres personnes sont déjà affectées à cette tâche.

• Ajouter une page à permet d’ajouter une page à une base de données de votre choix et de modifier les propriétés de cette page.

• Modifier les pages dans modifiera les pages et les propriétés dans la base de données de votre choix.

• Envoyer une notification à permet d’envoyer une notification à des personnes spécifiques dans votre espace de travail Notion. Vous pouvez définir jusqu’à 20 destinataires dans votre espace de travail, ou des personnes associées à une certaine propriété « Personnes » dans votre base de données. Ajoutez le message que vous souhaitez associer à la notification.

• Envoyer un e-mail à enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à un ou plusieurs destinataires. Apprenez-en davantage ci-dessous.

• Envoyer un webhook enverra une requête HTTP POST à l’URL spécifiée. Pour en savoir plus, consultez cet article →

• Envoyer une notification Slack à… permet d’envoyer une notification personnalisée au canal Slack de votre choix. Cette fonctionnalité est uniquement disponible avec les forfaits Plus, Business et Enterprise. En savoir plus ici →

• Définir des variables vous permettra de créer une variable personnalisée à l’aide de mentions et de formules. Vous pourrez ensuite utiliser cette variable dans d’autres actions d’automatisation de base de données. Apprenez-en davantage ci-dessous.

Lorsqu’un déclencheur s’activera, l’action Envoyer un e-mail à pour une automatisation de base de données enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à une ou plusieurs adresses e-mail. C’est utile si vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu’un pour lui rappeler de terminer sa tâche en retard ou pour informer votre équipe de l’état de tous vos projets ouverts.

Pour configurer une automatisation afin d’envoyer un e-mail :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données, puis sélectionnez Nouvelle automatisation ou une automatisation existante.