Die ultimative Kurzanleitung für Notion für Unternehmen

Wir erleichtern dir die ersten Schritte mit Notion für Unternehmen. So kannst du Anpassungen vornehmen und profitierst von mehr Kontrolle über Bereiche wie Administration, Sicherheit und Bereitstellung. Dir steht eine Vielzahl von Funktionen für den Workspace deines Unternehmens zur Auswahl. Wir empfehlen daher, dich zunächst mit den verfügbaren Optionen vertraut zu machen.

In dieser Anleitung werden einige der wichtigsten Funktionen erörtert, die im Enterprise Plan verfügbar sind, sowie Best Practices zum Erstellen eines übersichtlichen, produktiven und sicheren Notion-Workspaces, der den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird.

Es gibt vier Nutzertypen in Notion Enterprise, die jeweils über unterschiedliche Berechtigungsstufen verfügen. Am besten teilst du Nutzerkonten basierend auf der beabsichtigten Nutzung zu:

• Organisationsbesitzer/-innen könnendie Steuerelemente auf Organisationsebene verwalten. Enterprise-Workspace-Besitzer/-innen müssen zuerst ihre Organisation einrichten und entweder sich selbst oder ein anderes Mitglied als Organisationsbesitzer/-in festlegen.

• Workspace-Besitzer/-innen haben Vollzugriff auf alle Workspace-Einstellungen und verfügen über erweiterte Berechtigungen, beispielsweise die Möglichkeit, neue Mitglieder hinzuzufügen. In jedem Workspace muss mindestens eine Person Besitzer/-in sein.

• Die Rolle des Mitgliedschafts-Admins ist speziell für die Mitgliederverwaltung für Workspaces im Enterprise Plan entwickelt worden und ermöglicht Workspace-Besitzer/-innen die Delegation dieser Aufgabe. Oft wird der Zugriff der Mitglieder auf den richtigen Workspace und die relevanten Gruppen von Mitgliedern des IT-Teams, Product Ops oder anderen Chiefs of Staff mit funktionalen Rollen sichergestellt.

• Mitglieder sind kostenpflichtige Benutzer/-innen mit Vollzugriff auf den Workspace, einschließlich eines privaten Bereichs im Workspace. Dies ist die Standardrolle beim Beitritt zu einem Workspace. Sie ist für die meisten Personen in deinem Unternehmen ausreichend. Alle Mitglieder dürfen Seiten anzeigen, erstellen und teilen. Diese Rolle bietet eine gute Möglichkeit, Notion effektiv zu nutzen, ohne zusätzliche Admin-Rechte zu erteilen.

• Gäste sind kostenlose Benutzer/-innen, deren Zugriff jedoch auf bestimmte Seiten beschränkt ist. Außerdem verfügen sie nicht über einen privaten Bereich im Workspace. Ein Gast-Zugriff ist für externe Personen vorgesehen. SSO und SCIM werden für Gäste nicht unterstützt.

Notion bietet enorme Flexibilität bei der Zuweisung von Benutzertypen. Da die Unternehmen unserer Kundinnen und Kunden wachsen, empfehlen wir generell, die Zahl der Workspace-Besitzer/-innen mit Vollzugriff auf sämtliche Workspace-Einstellungen (wie „Auditprotokolle“, „Inhaltssuche“ und „Identität und Bereitstellung“) auf ein kleineres Admin-Team zu beschränken.

Teamspaces ermöglichen einen optimierten Zugriff auf Informationen. Sie bilden einen gesonderten Bereich des Workspaces deines Unternehmens, der an die Anforderungen eines bestimmten Teams oder Projekts angepasst werden kann.

Die meisten Organisationen richten einen gemeinsamen Teamspace für alle Mitglieder sowie individuelle Teamspaces für die einzelnen Abteilungen ein (z. B. Produkt-, Entwicklungs-, Marketing- und Customer-Success-Abteilung). Benutzer/-innen können zu bestimmten Teamspaces hinzugefügt werden, wodurch sich der Umfang der offen zugänglichen Informationen einschränken lässt.

Teamspaces erstellen

Um einen Teamspace in Notion zu erstellen, kannst du auf + neben Teamspaces in der Seitenleiste klicken oder auf den Button Neuer Teamspace, der sich unter „Einstellungen“ > „Teamspaces“ befindet.

Weitere Informationen darüber, wie Workspace-Besitzer/-innen Teamspaces einrichten können, findest du in dieser Anleitung.

Teamspace-Mitglieder hinzufügen und verwalten

Grundsätzlich werden Workspace-Mitgliedern neue Teamspaces nicht angezeigt, aber ihnen lassen sich ohne großen Aufwand Mitglieder hinzufügen. In den Teamspace-Einstellungen kannst du unter „Mitglieder“ nach vorhandenen Workspace-Mitgliedern oder Gruppen suchen oder Mitglieder manuell per E-Mail hinzufügen.

Sobald ein Mitglied zu einem Teamspace hinzugefügt wurde, kannst du ihm wahlweise eine Rolle als Teamspace-Mitglied oder Teamspace-Besitzer/-in zuweisen, um ihm zusätzliche Berechtigungen zu gewähren.

Teamspace-spezifische Einstellungen

Jeder Teamspace hat eigene Einstellungen (gesondert von den Workspace-Einstellungen),sodass du detailliertere Optionen für alle deine Bereiche festlegen kannst.

Für Organisationen, die auf den Schutz der Informationen in ihren Workspaces bedacht sind, empfiehlt es sich, die folgenden Einstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den jeweiligen Anforderungen entsprechen:

• Öffentliche Freigabe deaktivieren – legt fest, ob eine Seite im Web veröffentlicht werden kann.

• Gäste deaktivieren – beschränkt die gemeinsame Nutzung des aktuellen Teamspaces auf Workspace-Mitglieder.

• Export deaktivieren –deaktiviert die Möglichkeit für Nutzer/-innen, Seiten aus dem Teamspace zu exportieren.

Als Workspace-Besitzer/-in kannst du die Notion-Instanz deiner Organisation einfach in Abstimmung auf die Anforderungen deines Unternehmens aufbauen. Einstellungen ist der Bereich, in dem du Details wie Zugriff und Mitgliedschaft, Berechtigungen, Plan- und Abrechnungsinformationen sowie Sicherheitseinstellungen verwalten kannst.

Bevor du in Notion loslegst, solltest du dich mit den Einstellungen vertraut machen, die für deinen Workspace verfügbar sind. Zunächst erläutern wir in dieser Anleitung einige Grundlagen. Im weiteren Verlauf gehen wir näher auf die einzelnen Bereiche ein.

Dieser Bereich dient vielen Unternehmen als Ausgangspunkt, da du hier einige der wichtigsten Grundeinstellungen festlegen kannst, die sich intern und extern auswirken.

• Name– lässt dich einen Namen für den Workspace deines Unternehmens festlegen. Dies ist oft einfach der Firmenname (unsere lautet Notion). Dieser kann aber so angepasst werden, wie es für deine Zwecke am besten passt.

• Icon – lässt dich ein Bild (üblicherweise ein Firmenlogo) für deinen Workspace hochladen.

• Workspace-Domain – lässt dich eine personalisierte Domain für deinen Workspace erstellen. Diese Domain wird aus zwei Gründen verwendet:

  • Im Web veröffentlichte Seiten werden über diese Domain ([domain].notion.site) freigegeben.

  • Alle mit einer zulässigen E-Mail-Domain können dem Workspace mithilfe dieser Domain beitreten (www.notion.so/[domain]).

• Zulässige E-Mail-Domains – lässt dich die zulässigen E-Mail-Domains für deinen Workspace hinzufügen. Alle Benutzer/-innen mit E-Mail-Adressen, die zu den hier aufgeführten Domains gehören, können deinem Workspace automatisch beitreten. Bei den meisten Organisationen ist dies die E-Mail-Domain ihres Unternehmens (z. B. firma.de). Zu Beginn muss mindestens ein bestätigtes Mitglied mit der Domain vorhanden sein, bevor sie hinzugefügt werden kann.

Weitere Informationen findest du im Abschnitt Zulässige E-Mail-Domains unten.

Über die allgemeinen Teamspace-Einstellungen kannst du die Einstellungen vorgeben, die für den gesamten Bereich gelten.

• Standard-Teamspaces – lässt dich die Teamspaces auswählen, denen alle neuen und aktuellen Workspace-Mitglieder automatisch beitreten.

• Teamspace-Erstellung beschränken – beschränkt bei Aktivierung die Teamspace-Erstellung ausschließlich auf Workspace-Besitzer/-innen.

• Alle Teamspaces verwalten– lässt dich alle Teamspaces und die zugehörigen Einstellungen verwalten. Zeige Mitglieder, Sicherheitseinstellungen und Zugriffsebenen nach Teamspace an.

Hier können Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins Mitglieder, Gruppen und Gäste im Workspace anzeigen und verwalten.

• Mitglieder und Zugriff verwalten – lässt dich sicherstellen, dass alle Mitglieder in deinem Workspace über die richtigen Zugriffsrechte verfügen und sich in den richtigen Teamspaces befinden.

• Berechtigungsgruppen einrichten – lässt dich Seitenberechtigungen und den Teamspace-Zugriff einfach gebündelt verwalten, anstatt einzeln für jedes Mitglied.

• Gastzugriff überwachen –lässt dich alle Gäste überprüfen, die derzeit Zugriff auf den Workspace deines Unternehmens haben und bei Bedarf Zugriffe entfernen.

• Nutzer/-innen anzeigen und verwalten, die den Workspace kürzlich verlassen haben – lässt dich ein Protokoll der Mitgliederlässt dich ein Protokoll der anzeigen, die den Workspace in den letzten 30 Tagen verlassen haben. Um Datenverluste zu vermeiden, kannst du die Verantwortung für die privaten Seiten dieser Benutzer/-innen an ein anderes Mitglied übertragen (z. B. auf die Vorgesetzten).

• Workspace- und Gastanfragen verwalten –lässt dich Gast- und Mitgliedschaftsanfragen anzeigen und verwalten, die Mitglieder für weitere Personen getätigt haben. Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins können diese Anfragen hier genehmigen oder ablehnen. Weitere Informationen zu Gasteinladungen findest du hier.

Hier findest du Tarif- und Abrechnungsinformationen für deinen Workspace, um die Verwaltung der Abrechnung in Notion zu erleichtern.

• Kund/-innen, welche die automatische Abrechnung nutzen, können hier ihren Tarif und ihre Abrechnungsintervalle (monatlich oder jährlich) ändern.

• Kund/-innen mit vierteljährlicher Abrechnung durch das Vertriebsteam können sich bei Fragen zu ihrer Lizenz für Enterprise an ihr zuständiges Account-Management-Team wenden.

Erfahre mehr über die Sicherheitseinstellungen deines Workspaces in dieser Anleitung hier.

Identität und Bereitstellung

Verifiziere deine Domain, verwalte Workspaces, die deiner Domain angehören und konfiguriere SAML SSO und SCIM im Tab Identität und Bereitstellung . Weitere Informationen findest du im Abschnitt Benutzer/-innen in Notion verwalten unten.

Inhaltssuche

Du kannst die Inhalte deines Workspaces filtern und durchsuchen. Die Berechtigungen kannst du auf den Seiten nach Bedarf verwalten. Weitere Informationen findest du im Abschnitt Inhaltssuche unten.

Verbindungen

Mit der Notion-API kannst du andere Software-Tools mit deinem Workspace verbinden, um noch vielfältigere Funktionen zu nutzen. Im Enterprise Plan stehen zusätzliche Einstellungen zum Verwalten dieser Verbindungen zur Verfügung. Workspace-Besitzer/-innen können dadurch festlegen, wer Verbindungen installieren darf:

• Keine Einschränkungen –Alle Workspace-Mitglieder können Verbindungen im Workspace installieren