Dieses Projektmanagement-System zeigt deinem Produktteam Zusammenhänge auf

Produktmanager/-innen sind die „Informationsquellen“ für jedes Projekt. Aber an diese Informationen heranzukommen, ist nicht einfach. PMs müssen, neben etlichen weiteren Aspekten, unterschiedliche Teams, Nutzungsforschung, Prozesse und Prototypen einbeziehen. Produktteams brauchen also ein System, um all ihre funktionsübergreifenden Aufgaben zu zentralisieren – nicht nur für die Teams selbst, sondern um sich mit zahlreichen Beteiligten zu vernetzen und mit ihnen zu kommunizieren.

Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du in Notion ein speziell auf Produktmanager/-innen abgestimmtes System für Projektmanagement und die Erstellung von Roadmaps entwickelst. Es hat sich bereits bei Dutzenden von Teams bewährt, die qualitativ hochwertige Produkte durchweg schneller liefern.

Am Ende wirst du du dein eigenes Projektmanagement-System erstellen können, das wie dieses aussehen könnte:

Egal ob es darum geht, Zeitleisten anzupassen oder Feedback aus unterschiedlichsten Quellen einzuholen – Produktmanager/-innen sehen sich beim Projektmanagement mit einer Reihe spezifischer Probleme konfrontiert. Wenn die Schwachstellen in deinem System nicht beseitigt werden, lieferst du möglicherweise Produkte, die nicht deinen Qualitätsansprüchen genügen. Die häufigsten Schwachstellen sind:

• Verstreute, unzugängliche Informationen – Wenn funktionsübergreifend gearbeitet wird, ist es schwierig, alle Entwürfe, sämtliches Feedback und die Informationen zum Kontext zu erfassen und zu teilen, die in isolierten und funktionsspezifischen Tools vorliegen (beispielsweise Figma für Designer/-innen oder Jira für Entwickler/-innen).

• Mangelnde Transparenz für dein Team (und unternehmensweit) – Informationen auf übergeordneter Ebene, wie z. B. wer für ein Projekt verantwortlich ist und wer daran arbeitet, werden von deinem System nicht klar kommuniziert, da es keine zentrale Stelle gibt, an der du darauf zugreifen kannst. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter/-innen, die nicht zu eurem Team gehören, nicht wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden sollen.

• Unflexible Systeme, die deinen Prozess ausbremsen – Lass nicht zu, dass von Software auferlegte Beschränkungen deinen Prozess beeinträchtigen. Du solltest Software an deine Bedürfnisse anpassen, anstatt deine Informationen auf die Software abzustimmen.

In Notion kannst du ein individuelles System für Projektmanagement und die Erstellung von Roadmaps entwickeln, das alle Informationen aus den Teams, mit denen du zusammenarbeitest, zentral bereitstellt.

• Eine zentrale Stelle für das gesamte Projektmanagement und sämtliche Aufgaben – Abgesehen vom Projektstatus sind alle Informationen – von Notizen über Design-Mockups bis hin zu Feedback – zentral an einer Stelle verfügbar, sodass deinem Team nichts entgeht.

• Alle wichtigen Projektinformationen auf einen Blick – Metadaten für jedes Projekt, wie Verantwortliche, Fristen und Sprints, können direkt in deiner Datenbank angezeigt werden, sodass du sofort weißt, wie der Stand der Dinge ist.

• Ein an deine Bedürfnisse angepasstes System – Definiere einen Prozess, dem alle deine PMs folgen, und biete ihnen gleichzeitig die Flexibilität, ihre Arbeitsweise individuell zu gestalten, sodass sie effektiver arbeiten können, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben aufzuhalten.

Dieses System für Projektmanagement und die Erstellung von Roadmaps kann als Grundlage für das Wachstum deines Produktteams fungieren. Da Notion sowohl strukturiert als auch flexibel ist, wachsen die Tools, die du integriert hast, mit deinen Anforderungen, wenn weitere Teamkollegen/-innen hinzukommen oder du deine Vorgehensweisen änderst.

Unabhängig von der Größe deines Teams oder der Anzahl der Projekte, an denen du arbeitest, ist dies der Ausgangspunkt für deine gesamte Produktarbeit. Hier erfährst du, wie du es einrichtest, und erhältst spezifische Empfehlungen für ausgelastete PMs.

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Datenbanken, die du in Notion erstellen kannst: Listen, Tabellen, Kalender usw. Unser Fokus liegt hier auf der Erstellung eines Boards – einer Sammlung einzelner Projektseiten, die du von einer Phase eines Prozesses in die nächste verschieben kannst.

• Gib / ein, um ein Menü mit allem anzuzeigen, was du zu einer Notion-Seite hinzufügen kannst. Dies wird als „Slash-Befehl“ bezeichnet und ist der Ausgangspunkt für alles, was du in Notion tust.

• Um ein Board zu erstellen, gib /board ein und wähle Board – Ganze Seite aus. Darauf erscheint eine neue Seite, die nur aus deinem Board besteht.

• Oben auf deinem Board befinden sich Spalten. Du kannst diese so ändern, dass sie jede Phase im Prozess deines Produktteams widerspiegeln. Wir fangen hier mit den Grundlagen an: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Du kannst sie an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.

• Auf deinem Board befinden sich einige Karten. Jede davon kann als Projekt angelegt werden. Und auf jeder Karte siehst du verschiedene Eigenschaften. Diese sind wichtig, weil du dein Board auf Basis dieser Eigenschaften organisierst. Beispielsweise eine Eigenschaft „Datum“, um die Fälligkeitstermine von Projekten zu erfassen. Oder eine Eigenschaft „Person“, um die Beteiligten zu erfassen. Du kannst außerdem Tags hinzufügen, um anzugeben, welches Team für das Projekt verantwortlich ist oder um welche Art von Projekt es sich handelt.

  • Klicke auf + Eigenschaft hinzufügen, um eine Eigenschaft zu deinem Board hinzuzufügen. Du wirst aufgefordert, sie zu benennen und den gewünschten Eigenschaftstyp auszuwählen.

  • Du kannst dein Board nach beliebigen Eigenschaften gruppieren, indem du oben rechts in deinem Board auf ••• klickst und Gruppieren nach auswählst. Beispielsweise kannst du dein Board nach Projektverantwortlichen gruppieren, um alle Projekte unter den jeweils zuständigen Personen anzuzeigen.

• Leg los, schnapp dir eine Karte und verschiebe sie von einer Spalte zur nächsten. Und mal dir aus, wie du jedes deiner Projekte in die Spalte „Abgeschlossen“ verschiebst. Eine schöne Vorstellung, oder?

Dieses Board ist die Grundlage, um Aufgaben als Gruppe zu erledigen. Jede der strukturellen Komponenten ist wichtig für das, was du erstellst – Spalten für deinen Prozess, Karten für Projektinformationen, Eigenschaften für die Organisation.

Und da sich alle Projekte zentral an einer Stelle befinden, können alle ihren Status abrufen. So sorgst du für Transparenz, sowohl für dein Team als auch für dein gesamtes Unternehmen.

Jedes Produktteam arbeitet anders. Mit Notion kannst du ein Projektmanagement-System und die Erstellung von Roadmaps entwickeln, das auf den Workflow deines Teams abgestimmt ist. Hier einige Tipps, die du dabei beachten kannst:

• Zeige Eigenschaften in deiner Board-Ansicht an – Anstatt auf Karten zu klicken, um alle ihre Eigenschaften anzuzeigen, kannst du die relevantesten Eigenschaften direkt auf Karten auf deinem Board anzeigen. Du kannst dir umgehend einen Überblick über die Projekte verschaffen, an denen dein Team arbeitet, deren Priorität, wer für diese Projekte verantwortlich ist sowie alle weiteren gewünschten Eigenschaften. Klicke oben rechts in deiner Tabelle auf ••• und wähle Eigenschaften aus. Aktiviere die Eigenschaften, die in deiner Board-Ansicht angezeigt werden sollen. Verwende das ⋮⋮ -Symbol, um sie neu anzuordnen.

• Erstelle verschiedene Ansichten – Mit Notion kannst du denselben Datensatz auf unterschiedliche Weise anzeigen. Du kannst eine Ansicht deiner Datenbank erstellen, in der nur Projekte erscheinen, die in dieser Woche gestartet werden. Oder eine Ansicht für Projekte, an denen du mit dem Design-Team zusammenarbeitest. Und eine weitere Ansicht ausschließlich für Mobil-Projekte. Das Beste daran ist, dass du umgehend zwischen diesen Ansichten wechseln kannst.

  • Klicke dazu neben dem Titel deines Boards auf + Ansicht hinzufügen. Wähle dann den gewünschten Datenbanktyp aus, benenne ihn und klicke auf Erstellen. Du kannst dein Board auch als Tabelle oder Kalender anzeigen, in dem aufgeführt ist, wann du woran arbeitest.

  • Nun kannst du verschiedene Filter anwenden, um ausschließlich die gewünschten bzw. benötigten Informationen anzuzeigen. Klicke auf Filter und dann auf + Filter hinzufügen. Angenommen, du möchtest ausschließlich P1-Projekte für deine Desktop-App anzeigen. Du kannst Filter anwenden, sodass nur diese Projekte aufgeführt werden. Anschließend kannst du auf